Làm cách nào để tăng tương tác khi làm việc tại nhà một cách hiệu quả nhất?
Work from home (WFH) đang được các doanh nghiệp áp dụng ngày càng rộng rãi. Tuy nhiên, hiệu suất làm việc WFH lại thấp hơn so với làm việc tại văn phòng do việc tương tác trao đổi công việc bị hạn chế. Vậy làm cách nào để tăng tương tác khi WFH một cách hiệu quả nhất?
Một nghiên cứu năm 2019 thực hiện trên 2500 người làm việc từ xa do công ty dịch vụ phát triển thương hiệu trực tuyến Buffer thực hiện cho thấy, sự cô đơn và lạc lõng khi làm việc tại nhà một mình là khó khăn thứ hai mà nhiều người gặp phải. Có hơn 19% số người tham gia nghiên cứu đều đồng ý rằng sự cô đơn làm giảm động lực làm việc và hiệu suất làm việc của họ. Chính vì vậy, các doanh nghiệp cần có giải pháp để tăng việc kết nối, tương tác của nhân viên khi WFH, nhờ đó tiến độ công việc được diễn ra suôn sẻ và đạt hiệu suất hơn.
Sau đây là một số gợi ý giúp các doanh nghiệp tăng cường tương tác và động viên giữa các nhân viên, giúp mọi người duy trì kết nối và làm việc hiệu quả trong quãng thời gian WFH đầy thử thách này.
Gắn kết mỗi ngày bằng cuộc gọi video trực tuyến
Việc kết nối thường xuyên giữa các thành viên trong nhóm qua các cuộc gọi video trực tuyến sẽ giúp gia tăng tương tác. Các thành viên không chỉ dễ dàng nắm bắt được tiến độ công việc của nhau mà còn tạo được sự động viên, thúc đẩy tính tự giác và trách nhiệm của mỗi người.
Hãy chủ động thiết lập những cuộc gọi theo gợi ý sau:
- Chia sẻ những cuộc gọi 1-1 với những bạn gặp khó khăn trong công việc, chủ động giúp đỡ họ tháo gỡ những khó khăn riêng.
- Duy trì thói quen thiết lập những cuộc gọi họp đầu ngày để thống nhất các đầu việc sẽ thực hiện và phải hoàn thành. Chú ý đừng biến những cuộc gọi nhóm này trở nên “xa rời” và lạc đề bằng những “buổi tâm sự”. Hãy tập trung vào mục tiêu cuộc họp và giải quyết nhanh gọn các vấn đề để không mất quá nhiều thời gian.
- Cuộc gọi nhóm cuối ngày để tổng kết, chúc mừng nhau đã hoàn thành KPI một ngày. Những lời động viên sẽ mang đến nguồn năng lượng mới cho các thành viên.
- Khi có những vấn đề quan trọng và cần giải quyết gấp, hãy chủ động liên lạc với các thành viên để họ có thể chủ động sắp xếp thời gian tham dự.
Không thể thiếu “List” những nguyên tắc cần thực hiện khi WFH
Luôn có những quy tắc nhất định khi quản lý đội nhóm, dù là làm việc tại công ty hay làm tại nhà. Việc tuân theo các quy định chung sẽ giúp mọi người làm việc “đồng đều”, cân bằng và ổn định hơn, từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động nhóm.
- Làm rõ trách nhiệm và vai trò của từng cá nhân trong công việc. Hãy giúp các thành viên hiểu được rằng “Tất cả đều hướng đến mục tiêu chung”.
- Đảm bảo tính kết nối, chia sẻ giữa các thành viên trong nhóm. Thông báo rõ ràng về giờ làm việc của bạn với các thành viên trong nhóm và cộng tác viên để họ biết khi nào có thể liên hệ với bạn.
- Đảm bảo rằng sếp hoặc đồng nghiệp hiểu đúng những thông điệp của mình khi trao đổi. Việc không hiểu ý nhau hoặc hiểu sai sẽ dẫn đến những hậu quả nghiêm trọng.
- Khuyến khích những cuộc gọi qua Video để tăng tính tương tác và kết nối hơn. Sự tương tác mặt đối mặt có tác dụng rất lớn trong việc giúp mọi người cảm thấy được kết nối.
- Chủ động ghi lại cuộc họp (nếu công ty bạn cho phép) khi bạn không thể tham gia.
Khuyến khích xây dựng và nuôi dưỡng sự cởi mở giữa các thành viên
Mô hình làm việc từ xa vô hình chung sẽ khiến cho những buổi gặp gỡ, giao lưu trở nên ít đi. Chính vì vậy, mối liên kết từ những sở thích, câu chuyện với đồng nghiệp sẽ ảnh hưởng. Hãy chủ động tương tác cởi mở với nhau hơn bằng một số gợi ý sau:
- Trước và sau khi mỗi cuộc họp, đừng quên những lời hỏi thăm và động viên đến các đồng nghiệp của mình để tạo cảm giác thư giãn, thoải mái hơn.
- Hãy đặt những câu hỏi quan tâm đến những thành viên trong nhóm về những trở ngại trong công việc, đề xuất giúp họ hướng giải quyết.
- Khuyến khích mọi người tham gia họp trực tuyến, mời mọi người đưa ra câu hỏi và nhắc nhở người dự rằng họ cũng có thể sử dụng cửa sổ trò chuyện trong cuộc họp để chia sẻ ý kiến.
- Chủ động liên hệ và kết nối với đồng nghiệp của mình bằng những câu chuyện “ngoài lề”. Emoji, GIF và nhãn dán là một cách thú vị để các cuộc tán gẫu trở nên hài hước và vui vẻ.
- Bên cạnh đó, đừng quên dành thời gian cho bản thân mình. Hãy nhắc bản thân “tạm rũ bỏ” công việc khỏi tâm trí vào cuối ngày. Điều này không chỉ giúp bạn thực sự giữ gìn sức khỏe, mà còn giúp làm việc hiệu quả hơn về lâu về dài.
Làm quen với mô hình làm việc từ xa thật sự không dễ chút nào. Hiểu được điều đó, VWD xin giới thiệu đến bạn Microsoft Teams - Giải pháp hoàn hảo cho việc duy trì và tăng sự tương tác khi làm việc từ xa.
Microsoft Teams - Phần mềm giúp gia tăng tương tác trực tuyến hiệu quả và 4 lợi ích hàng đầu
Microsoft Teams trên Office 365 là không gian làm việc hữu ích khi làm việc từ xa và mang lại lợi ích lớn cho nhân viên lẫn doanh nghiệp. Đồng thời đây là công cụ hỗ trợ cực kì hữu ích trong tình hình hiện nay, sau đây là 4 lợi ích chính mà doanh nghiệp có thể cân nhắc khi sử dụng công cụ này:
1 .Tích hợp các chức năng đầy đủ và dễ dàng
Khi sử dụng MS Teams, doanh nghiệp có thể chuyển các cuộc họp từ offline sang online một cách dễ dàng thông qua các chức năng hội thoại theo chuỗi. Đồng thời, công cụ này cũng cho phép người dùng lựa chọn các cuộc thảo luận nhóm và riêng tư, tích hợp các cuộc trò chuyện âm thanh và video.
2. Tăng năng suất và hợp tác
Microsoft tạo điều kiện thuận lợi giúp người dùng sử dụng công cụ này một cách chủ động và tự động. Giúp công việc được hoàn thành nhanh chóng và hiệu quả tốt hơn.
3. Tuỳ chỉnh không gian làm việc
Microsoft Teams cho phép người dùng tích hợp nền tảng với danh sách các dịch vụ của bên thứ ba vậy nên có thể tùy chỉnh không gian làm việc theo ý thích của nhóm người dùng , giúp mọi người luôn cập nhật được trạng thái hoạt động nhóm nhanh nhất.
4. Tích hợp các ứng dụng O365 khác
Cái hay của Microsoft Teams là ứng dụng không chỉ giới hạn trong chức năng trò chuyện hoặc liên lạc - bạn có thể sử dụng bất kỳ ứng dụng Office 365 để tăng hiệu quả làm việc như sử dụng Word, bảng tính Excel, bản trình bày PowerPoint hoặc tài liệu OneNote ...có thể xem xét và thay đổi tài liệu một cách nhanh chóng và hiệu quả trong khi trò chuyện liên tục xung quanh nội dung đó bằng Microsoft Teams.
Hiện nay, Microsoft Teams là một trong những giải pháp tương tác trực tuyến được các doanh nghiệp ứng dụng rộng rãi trong làm việc tại nhà (Work From Home).
VWD